Privacy Policy

Colectăm date personale atunci când utilizați Platforma noastră. Următoarele date sunt procesate:

a) Înregistrare și cont de utilizator

• First and last name
• Email address
• Password (stored encrypted using bcrypt)
• Country and business type
• Business address (street, city, ZIP, state)
• Billing address (street, city, ZIP, state, country)
• Company name (optional, for existing companies)

Baza legală: Art. 6(1)(b) GDPR (îndeplinirea contractului) și Art. 6(1)(a) GDPR (consimțământ).

Required details: an account requires your email address, a password, a username, your first and last name and your country. They are required to enter into the user agreement; without them we cannot create an account. There is no legal obligation to provide them. Everything else asked at registration, such as a company name, addresses or a phone number, is optional. For a paid plan our payment provider also needs your payment details; without them no plan can be booked.

b) Managementul companiei

• Company label (internal identifier)
• Desired company name
• Country and business type per company
• Progress data for each dashboard category

c) Date de afaceri specifice instrumentului

În funcție de instrumentele utilizate, următoarele date suplimentare sunt procesate și stocate:

• Invoices: invoice numbers, recipient data, line items, amounts, due dates, PDF documents
• Customers: customer names, contact details, addresses, notes, communication history
• Inventory: product names, SKUs, quantities, prices, warehouse locations, supplier information
• Contracts: contracting parties, contract contents, terms, notice periods, document attachments
• Employees: employee names, contact details, positions, working hours, salary data, social security data
• Payroll: gross salaries, tax deductions, social security contributions, bank details
• Projects: project names, tasks, assignments, time tracking data, comments
• Time tracking: working hours, break times, project assignments
• Accounting: accounts, journal entries, receipts, income, expenses
• Tax: tax-relevant data, VAT calculations, input tax amounts
• Documents: uploaded files, document metadata, versioning data
• Calendar: appointments, reminders, participant information
• Suppliers: supplier names, contact details, order history, terms
• Orders: order numbers, product lists, quantities, prices, delivery status
• Travel expenses: travel data, receipts, expense reports, mileage
• Newsletter: recipient lists, email addresses, sending history, open rates
• Fleet: vehicle data, license plates, maintenance schedules, mileage
• Coupons: coupon codes, redemption history, validity periods
• Dunning: outstanding claims, dunning levels, payment reminders
• Digital signature: signatory data, timestamps, the signer's IP address and device details, document checksums. These details are the evidence that the signature is genuine and are kept together with the document.
• Legal: legal cases, deadlines, document templates
• Domain and email (Wavor Domains, Wavmail): domain names, DNS records, email inboxes, email content

Baza legală: Art. 6(1)(b) GDPR (îndeplinirea contractului). Aceste date sunt procesate exclusiv pentru a oferi funcția respectivului instrument și nu sunt utilizate în alte scopuri.

d) Înregistrare pentru acces anticipat (listă de așteptare)

• Name
• Email address
• Company name (optional)

e) Formular de contact

• Name
• Email address
• Subject and message content

Întrebările de contact sunt trimise operatorului prin email (printr-un furnizor de servicii de email).

f) Feedback

You can send us feedback through “Send feedback” in the dashboard and below every information page (“Was this information helpful?”). We store:

• the kind of feedback, your text and an optional rating
• the page on which you gave it
• your browser's identifier (user agent) and the time
• your account identifier if you are signed in; none without an account

Your IP address is not stored with the feedback. Without an account it is used only to limit the number of submissions per connection and is discarded one hour after the last submission.

The purpose is to improve the Platform and our information. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in improving our service). Feedback is deleted automatically after 24 months. Until then you can take back any feedback: when signed in at any time in the settings under “Privacy”, without an account on the information page itself, as long as your browser still holds the identifier stored for that purpose.

Platforma folosește servicii AI pentru a oferi următoarele funcții:

• AI assistant "Wavor Intelligence" - processes chat messages and user profile data (name, company, country, business type) in context
• Company name check - processes the entered desired company name, country, and business type
• Risk analysis - processes business description and company data
• Logo generation - processes description, company name, country, and business type
• Country information - processes country and business type
• Drafts for dunning letters, invoices, contract renewals and support replies - process the name of the customer concerned along with invoice and contract data
• Receipt recognition - processes the content of uploaded receipts, including supplier name and amounts
• Email analysis - processes the subject and content of incoming email
• Website generation - processes the description you enter

Text input and images such as uploaded receipts go first to an AI service provider in the European Union. It does not use the data for training and does not keep it. If that service is unavailable, the same request is passed to a provider in the USA. Image generation runs only through that provider in the USA.

Transferurile către SUA sunt acoperite de Art. 49(1)(a) GDPR (consimțământ) și de clauzele contractuale standard ale UE.

Dacă o cerere conține date despre proprii dvs. clienți - cum ar fi numele într-un draft de înștiințare sau factură - acele date sunt trimise neschimbate. Nu sunt obscure anterior.

Utilizarea AI-ului este urmărită (cost pe solicitare, punct final, marcă temporală) pentru a impune limite lunare de utilizare pe utilizator.

Conversațiile cu asistentul AI 'Wavor Intelligence' sunt stocate în baza noastră de date pentru a menține istoricul conversației pentru utilizator. Datele stocate includ: conținutul mesajului, rolul expeditorului (utilizator/asistent), timestamp-ul și titlul conversației.

Platforma folosește următoarele cookie-uri și mecanisme de stocare locală:

• Autentificare și securitate: cookie-uri de sesiune și protecție împotriva cererilor din alte site-uri. Fără ele, serviciul nu funcționează.
• Confort: limbă, aspect deschis sau întunecat, rămânând pe o adresă de țară. Setat doar atunci când alegeți ceva singuri.
• No cookies for advertising, analytics or tracking, neither our own nor third-party ones. The reach measurement in section 6a works without cookies.

Lista completă a tuturor cookie-urilor cu scopul și retenția

Baza legală pentru cookie-urile tehnic necesare: Art. 6(1)(f) GDPR (interes legitim). Puteți obiecta la utilizarea cookie-urilor prin intermediul banner-ului nostru de cookie-uri sau setărilor browser-ului dvs.

De fiecare dată când se accesează Platforma, datele tehnice sunt colectate automat: adresă IP, dată și oră a accesului, paginile accesate, browserul și sistemul de operare utilizat, URL-ul referent. Aceste date sunt procesate pentru a asigura operațiunile tehnice și pentru a ne apăra împotriva atacurilor.

Baza legală: Art. 6(1)(f) GDPR (interes legitim în securitatea Platformei).

Our websites run Cloudflare Web Analytics. It shows us how many visits a page gets and how fast it loads. The script is served by Cloudflare, sets no cookies, uses no local storage and builds no fingerprint from the IP address or browser string. Collected: the page visited, the referring page, browser, device type, operating system, the country derived from the IP address and the browser's load-time measurements. A visit is recognised by the referring page, not by an identifier; no visitor profile is built.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in knowing how the website is used and how fast it is). If you do not want the measurement, block the script (static.cloudflareinsights.com) in your browser; the website works fully without it.

In addition, we count how often the start page, the pricing page and the registration are opened. We store only a number per day, without a cookie and without any data that could identify you.

Datele personale sunt partajate cu terțe părți doar în măsura necesară pentru furnizarea serviciului. Categoriile de destinatari sunt: găzduire și infrastructură, procesare plăți, trimitere și primire emailuri, livrare SMS, servicii AI, înregistrare domenii și CDN și securitate.

Sub-procesorii specifici utilizați, cu nume, locație și scop, sunt listați în Secțiunea 13.

The Platform uses a specialized payment and identity service provider (USA) for two purposes: to restore access when you no longer have access to your two-factor authentication, and for the voluntary identity verification in your account settings. The following is processed:

• Photos of your identity document (ID card, passport, or driver's license), taken directly with the camera
• A selfie that the provider compares with the photo on the document (biometric data)
• Data read from the document: name, date of birth, address, document type, issuing country, expiry date and document number

The legal basis is your explicit consent (Art. 6(1)(a) GDPR, and for the biometric data Art. 9(2)(a) GDPR). Identity verification is performed solely at your initiative. You can withdraw your consent at any time; the withdrawal does not affect the lawfulness of the processing carried out until then.

The provider checks that the document is genuine and detects forged or manipulated documents. It processes the photos and the selfie according to its privacy policy; they are not stored on our servers.

We store the result of the verification (status and match result) and, from the document, first and last name, address, document type, issuing country and expiry date, the date of birth only in encrypted form. We do not store the document number, the photos or the selfie. We use this data to document the verification and to be able to match a later restoration of access to your account.

Platforma înregistrează automat modificările aduse următoarelor date ale contului:

• Email address and phone number
• First and last name
• Business and billing address
• Two-factor authentication settings (email, SMS, TOTP)

Datele stocate includ: numele câmpului modificat, valoarea veche și nouă, timestamp-ul modificării și inițiatorul (utilizator, administrator sau sistem). Această înregistrare servește la prevenirea fraudelor, conformitatea cu reglementările anti-spălare de bani (AML) conform GwG și protecția utilizatorului în cazul modificărilor neautorizate ale contului.

Baza legală: Art. 6(1)(c) GDPR (obligație legală, în special GwG) și Art. 6(1)(f) GDPR (interes legitim în prevenirea fraudei). Istoricul modificărilor este stocat conform perioadelor legale de păstrare (cel puțin 5 ani conform Secțiunii 8 GwG, până la 10 ani conform Secțiunii 147 AO).

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi referitoare la datele dumneavoastră personale:

• Right of access (Art. 15 GDPR) - What data is stored about you
• Right to rectification (Art. 16 GDPR) - Correction of inaccurate data
• Right to erasure (Art. 17 GDPR) - Deletion of your data
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
• Right to data portability (Art. 20 GDPR)
• Right to object (Art. 21 GDPR) - Object to processing
• Right to withdraw consent (Art. 7(3) GDPR)
• Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR)

To exercise your rights, please use our support page.

Competent supervisory authority: State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information North Rhine-Westphalia, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, Germany.

The Platform makes decisions based solely on automated processing which produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you (Art. 22 GDPR) in only two cases:

• Restoring access (section 7a): after the identity service provider's check, the Platform compares the first and last name, date of birth and address from the identity document with the accounts whose holders have already verified their identity successfully before. If the result matches exactly one such account, you automatically receive a link at the email address this account already has, with which you restore access; your existing second factor stays active until the new one is confirmed. If you name another address, a staff member decides, as in every other case. If you have switched off recovery through support in the security settings, access is not restored this way, not even by a staff member. The Platform never rejects a request automatically. If the provider cannot complete the check, for example because a photo is unreadable, you can start it again at any time.
• Domains: if the email address of the domain holder is not confirmed within the deadline of the responsible registry (15 days for .com and other generic top-level domains), the domain is suspended automatically, as the registries' rules require (for generic top-level domains ICANN RAA § 3.7.7.1). As soon as the address is confirmed, the domain is released again.

In both cases you can ask for a staff member to review the decision, state your point of view and contest the decision. Please contact our support for this.

Folosim măsuri tehnice și organizatorice de securitate pentru a proteja datele dvs.: parolele sunt hash-uite cu bcrypt, sesiunile sunt gestionate prin cookie-uri httpOnly securizate, transmiterea datelor este criptată prin HTTPS/TLS, iar accesul la baza de date este restricționat la serviciile autorizate.

Datele personale sunt păstrate conform următoarelor perioade:

• Account data (name, email, address): until account deletion by the user
• Company data and progress data: until account deletion
• Tool-specific business data (invoices, contracts, employees, accounting, etc.): until account deletion, unless statutory retention obligations apply (e.g., invoices 10 years per Section 147 AO)
• Chat histories with the AI assistant: until account deletion
• Early access registrations: until official platform launch or until withdrawal
• Contact inquiries: 6 months after completion of the inquiry
• Feedback: 24 months
• AI usage data (cost tracking): until account deletion
• Server log data: 90 days
• Sign-in history (the basis for the new-device alert): 365 days
• Sign-in attempts (protection against automated attacks): 90 days
• Session cookies: 7 days or until logout
• Change history (Data History): at least 5 years (GwG), up to 10 years (AO)
• Identity verification results: until account deletion or per statutory retention periods

Când vă ștergeți contul, toate datele personale, datele companiei, datele de progres și istoricul conversațiilor vor fi șterse irevocabil în termen de 28 de zile, cu excepția cazului în care se aplică obligații legale de retenție (de exemplu, perioadele de retenție legate de impozite de 6 sau 10 ani).

Pentru a oferi serviciile noastre, folosim sub-procesatori. Funcțiile AI și infrastructura de găzduire sunt integrate prin furnizori terți specializați ca sub-procesatori. Furnizorul de servicii AI nu acționează ca un controlor de date independent, ci procesează datele exclusiv în cadrul acordurilor de procesare a datelor. Acordurile de Procesare a Datelor conform Art. 28 GDPR există cu toți furnizorii.

Lista completă a sub-procesorilor utilizați, cu nume, locație și scop, este furnizată în Secțiunea 13.

Prin utilizarea furnizorilor noștri terți din SUA, datele personale pot fi transferate în țări terțe. Transferul se bazează pe următoarele baze legale:

• EU-US Data Privacy Framework (EU Commission adequacy decision)
• Standard Contractual Clauses (SCC) pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR
• Additionally, Transfer Impact Assessments (TIA) to evaluate the level of protection

Furnizorii CDN și de securitate, precum și furnizorii de găzduire, ca furnizori de infrastructură, își asigură propriile baze legale pentru transferurile internaționale de date, inclusiv Cadru de Confidențialitate a Datelor UE-SUA și/sau Clauze Contractuale Standard (SCC).

Folosim următorii sub-procesori:

Standard Contractual Clauses (SCC) per Art. 46(2)(c) GDPR are in place with all US-based sub-processors. Data Processing Agreements per Art. 28 GDPR are in place with EU-based providers.

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această Politică de Confidențialitate în orice moment. Modificările semnificative vor fi comunicate utilizatorilor înregistrați prin email sau prin intermediul Platformei. Versiunea actuală este întotdeauna disponibilă pe Platformă.