Privacy Policy

Συλλέγουμε προσωπικά δεδομένα όταν χρησιμοποιείτε την Πλατφόρμα μας. Τα παρακάτω δεδομένα επεξεργάζονται:

α) Εγγραφή και Λογαριασμός Χρήστη

• First and last name
• Email address
• Password (stored encrypted using bcrypt)
• Country and business type
• Business address (street, city, ZIP, state)
• Billing address (street, city, ZIP, state, country)
• Company name (optional, for existing companies)

Νομική βάση: Άρθρο 6(1)(β) GDPR (εκτέλεση σύμβασης) και Άρθρο 6(1)(α) GDPR (συναίνεση).

Required details: an account requires your email address, a password, a username, your first and last name and your country. They are required to enter into the user agreement; without them we cannot create an account. There is no legal obligation to provide them. Everything else asked at registration, such as a company name, addresses or a phone number, is optional. For a paid plan our payment provider also needs your payment details; without them no plan can be booked.

β) Διαχείριση Εταιρείας

• Company label (internal identifier)
• Desired company name
• Country and business type per company
• Progress data for each dashboard category

γ) Ειδικά Επιχειρηματικά Δεδομένα Εργαλείου

Ανάλογα με τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται, τα εξής επιπλέον δεδομένα επεξεργάζονται και αποθηκεύονται:

• Invoices: invoice numbers, recipient data, line items, amounts, due dates, PDF documents
• Customers: customer names, contact details, addresses, notes, communication history
• Inventory: product names, SKUs, quantities, prices, warehouse locations, supplier information
• Contracts: contracting parties, contract contents, terms, notice periods, document attachments
• Employees: employee names, contact details, positions, working hours, salary data, social security data
• Payroll: gross salaries, tax deductions, social security contributions, bank details
• Projects: project names, tasks, assignments, time tracking data, comments
• Time tracking: working hours, break times, project assignments
• Accounting: accounts, journal entries, receipts, income, expenses
• Tax: tax-relevant data, VAT calculations, input tax amounts
• Documents: uploaded files, document metadata, versioning data
• Calendar: appointments, reminders, participant information
• Suppliers: supplier names, contact details, order history, terms
• Orders: order numbers, product lists, quantities, prices, delivery status
• Travel expenses: travel data, receipts, expense reports, mileage
• Newsletter: recipient lists, email addresses, sending history, open rates
• Fleet: vehicle data, license plates, maintenance schedules, mileage
• Coupons: coupon codes, redemption history, validity periods
• Dunning: outstanding claims, dunning levels, payment reminders
• Digital signature: signatory data, timestamps, the signer's IP address and device details, document checksums. These details are the evidence that the signature is genuine and are kept together with the document.
• Legal: legal cases, deadlines, document templates
• Domain and email (Wavor Domains, Wavmail): domain names, DNS records, email inboxes, email content

Νομική βάση: Άρθρο 6(1)(β) GDPR (εκτέλεση σύμβασης). Αυτά τα δεδομένα επεξεργάζονται αποκλειστικά για να παρέχουν τη λειτουργία του αντίστοιχου εργαλείου και δεν χρησιμοποιούνται για άλλους σκοπούς.

δ) Εγγραφή Πρόσβασης νωρίτερα (Λίστα Αναμονής)

• Name
• Email address
• Company name (optional)

ε) Φόρμα Επικοινωνίας

• Name
• Email address
• Subject and message content

Οι ερωτήσεις επικοινωνίας προωθούνται στον Χειριστή μέσω email (μέσω παρόχου υπηρεσιών email).

f) Feedback

You can send us feedback through “Send feedback” in the dashboard and below every information page (“Was this information helpful?”). We store:

• the kind of feedback, your text and an optional rating
• the page on which you gave it
• your browser's identifier (user agent) and the time
• your account identifier if you are signed in; none without an account

Your IP address is not stored with the feedback. Without an account it is used only to limit the number of submissions per connection and is discarded one hour after the last submission.

The purpose is to improve the Platform and our information. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in improving our service). Feedback is deleted automatically after 24 months. Until then you can take back any feedback: when signed in at any time in the settings under “Privacy”, without an account on the information page itself, as long as your browser still holds the identifier stored for that purpose.

Η Πλατφόρμα χρησιμοποιεί υπηρεσίες AI για να παρέχει τις παρακάτω δυνατότητες:

• AI assistant "Wavor Intelligence" - processes chat messages and user profile data (name, company, country, business type) in context
• Company name check - processes the entered desired company name, country, and business type
• Risk analysis - processes business description and company data
• Logo generation - processes description, company name, country, and business type
• Country information - processes country and business type
• Drafts for dunning letters, invoices, contract renewals and support replies - process the name of the customer concerned along with invoice and contract data
• Receipt recognition - processes the content of uploaded receipts, including supplier name and amounts
• Email analysis - processes the subject and content of incoming email
• Website generation - processes the description you enter

Text input and images such as uploaded receipts go first to an AI service provider in the European Union. It does not use the data for training and does not keep it. If that service is unavailable, the same request is passed to a provider in the USA. Image generation runs only through that provider in the USA.

Transfers to the USA are covered by Art. 49(1)(a) GDPR (consent) and the EU standard contractual clauses.

If a request contains data about your own customers - such as the name in a dunning or invoice draft - that data is sent along unchanged. It is not obscured beforehand.

Η χρήση AI παρακολουθείται (κόστος ανά αίτημα, σημείο πρόσβασης, χρονική σήμανση) για την επιβολή μηνιαίων ορίων χρήσης ανά χρήστη.

Οι συνομιλίες με τον βοηθό AI 'Wavor Intelligence' αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων μας για να διατηρηθεί το ιστορικό συνομιλιών για τον χρήστη. Τα αποθηκευμένα δεδομένα περιλαμβάνουν: περιεχόμενο μηνύματος, ρόλο αποστολέα (χρήστης/βοηθός), χρονική σήμανση και τίτλο συνομιλίας.

Η Πλατφόρμα χρησιμοποιεί τα παρακάτω cookies και μηχανισμούς τοπικής αποθήκευσης:

• Sign-in and security: session cookies and protection against requests from other sites. Without them the service does not work.
• Convenience: language, light or dark appearance, staying on a country address. Only set when you choose something yourself.
• No cookies for advertising, analytics or tracking, neither our own nor third-party ones. The reach measurement in section 6a works without cookies.

Full list of all cookies with purpose and retention

Νομική βάση για τεχνικά απαραίτητα cookies: Άρθρο 6(1)(f) GDPR (νόμιμο συμφέρον). Μπορείτε να αντιταχθείτε στη χρήση cookies μέσω της μπάντας cookies μας ή των ρυθμίσεων του προγράμματος περιήγησής σας.

Κάθε φορά που αποκτάται πρόσβαση στην Πλατφόρμα, συλλέγονται αυτόματα τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, ημερομηνία και ώρα πρόσβασης, σελίδες που αποκτήθηκαν, πρόγραμμα περιήγησης και λειτουργικό σύστημα που χρησιμοποιούνται, URL παραπομπής. Αυτά τα δεδομένα επεξεργάζονται για να διασφαλιστούν οι τεχνικές λειτουργίες και να υπερασπιστούν κατά επιθέσεων.

Νομική βάση: Άρθρο 6(1)(f) GDPR (νόμιμο συμφέρον στην ασφάλεια της Πλατφόρμας).

Our websites run Cloudflare Web Analytics. It shows us how many visits a page gets and how fast it loads. The script is served by Cloudflare, sets no cookies, uses no local storage and builds no fingerprint from the IP address or browser string. Collected: the page visited, the referring page, browser, device type, operating system, the country derived from the IP address and the browser's load-time measurements. A visit is recognised by the referring page, not by an identifier; no visitor profile is built.

Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in knowing how the website is used and how fast it is). If you do not want the measurement, block the script (static.cloudflareinsights.com) in your browser; the website works fully without it.

In addition, we count how often the start page, the pricing page and the registration are opened. We store only a number per day, without a cookie and without any data that could identify you.

Τα προσωπικά δεδομένα κοινοποιούνται μόνο σε τρίτους στο βαθμό που είναι απαραίτητο για την παροχή υπηρεσιών. Κατηγορίες παραληπτών είναι: φιλοξενία και υποδομή, επεξεργασία πληρωμών, αποστολή και λήψη email, παράδοση SMS, υπηρεσίες AI, καταχώριση τομέα και CDN και ασφάλεια.

Οι συγκεκριμένοι υπο-επεξεργαστές που χρησιμοποιούνται, με όνομα, τοποθεσία και σκοπό, αναφέρονται στην Ενότητα 13.

The Platform uses a specialized payment and identity service provider (USA) for two purposes: to restore access when you no longer have access to your two-factor authentication, and for the voluntary identity verification in your account settings. The following is processed:

• Photos of your identity document (ID card, passport, or driver's license), taken directly with the camera
• A selfie that the provider compares with the photo on the document (biometric data)
• Data read from the document: name, date of birth, address, document type, issuing country, expiry date and document number

The legal basis is your explicit consent (Art. 6(1)(a) GDPR, and for the biometric data Art. 9(2)(a) GDPR). Identity verification is performed solely at your initiative. You can withdraw your consent at any time; the withdrawal does not affect the lawfulness of the processing carried out until then.

The provider checks that the document is genuine and detects forged or manipulated documents. It processes the photos and the selfie according to its privacy policy; they are not stored on our servers.

We store the result of the verification (status and match result) and, from the document, first and last name, address, document type, issuing country and expiry date, the date of birth only in encrypted form. We do not store the document number, the photos or the selfie. We use this data to document the verification and to be able to match a later restoration of access to your account.

Η Πλατφόρμα καταγράφει αυτόματα τις αλλαγές στα παρακάτω δεδομένα λογαριασμού:

• Email address and phone number
• First and last name
• Business and billing address
• Two-factor authentication settings (email, SMS, TOTP)

Τα αποθηκευμένα δεδομένα περιλαμβάνουν: το όνομα του πεδίου που άλλαξε, την παλιά και νέα τιμή, τη χρονική σήμανση της αλλαγής και τον πρωτοβουλία (χρήστης, διαχειριστής ή σύστημα). Αυτή η καταγραφή εξυπηρετεί την πρόληψη απάτης, τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς κατά της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (AML) σύμφωνα με το GwG και την προστασία του χρήστη σε περίπτωση μη εξουσιοδοτημένων αλλαγών λογαριασμού.

Νομική βάση: Άρθρο 6(1)(γ) GDPR (νομική υποχρέωση, ιδίως GwG) και Άρθρο 6(1)(στ) GDPR (νόμιμο συμφέρον στην πρόληψη απάτης). Η ιστορία αλλαγών αποθηκεύεται σύμφωνα με τις νομικές περιόδους διατήρησης (τουλάχιστον 5 χρόνια σύμφωνα με το Άρθρο 8 GwG, έως 10 χρόνια σύμφωνα με το Άρθρο 147 AO).

Σύμφωνα με το GDPR, έχετε τα εξής δικαιώματα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα:

• Right of access (Art. 15 GDPR) - What data is stored about you
• Right to rectification (Art. 16 GDPR) - Correction of inaccurate data
• Right to erasure (Art. 17 GDPR) - Deletion of your data
• Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
• Right to data portability (Art. 20 GDPR)
• Right to object (Art. 21 GDPR) - Object to processing
• Right to withdraw consent (Art. 7(3) GDPR)
• Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR)

To exercise your rights, please use our support page.

Competent supervisory authority: State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information North Rhine-Westphalia, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, Germany.

The Platform makes decisions based solely on automated processing which produce legal effects concerning you or similarly significantly affect you (Art. 22 GDPR) in only two cases:

• Restoring access (section 7a): after the identity service provider's check, the Platform compares the first and last name, date of birth and address from the identity document with the accounts whose holders have already verified their identity successfully before. If the result matches exactly one such account, you automatically receive a link at the email address this account already has, with which you restore access; your existing second factor stays active until the new one is confirmed. If you name another address, a staff member decides, as in every other case. If you have switched off recovery through support in the security settings, access is not restored this way, not even by a staff member. The Platform never rejects a request automatically. If the provider cannot complete the check, for example because a photo is unreadable, you can start it again at any time.
• Domains: if the email address of the domain holder is not confirmed within the deadline of the responsible registry (15 days for .com and other generic top-level domains), the domain is suspended automatically, as the registries' rules require (for generic top-level domains ICANN RAA § 3.7.7.1). As soon as the address is confirmed, the domain is released again.

In both cases you can ask for a staff member to review the decision, state your point of view and contest the decision. Please contact our support for this.

Χρησιμοποιούμε τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας για να προστατεύσουμε τα δεδομένα σας: οι κωδικοί πρόσβασης είναι κωδικοποιημένοι με bcrypt, οι συνεδρίες διαχειρίζονται μέσω ασφαλών httpOnly cookies, η μετάδοση δεδομένων είναι κρυπτογραφημένη μέσω HTTPS/TLS και η πρόσβαση στη βάση δεδομένων περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένες υπηρεσίες.

Τα προσωπικά δεδομένα διατηρούνται σύμφωνα με τις εξής περιόδους:

• Account data (name, email, address): until account deletion by the user
• Company data and progress data: until account deletion
• Tool-specific business data (invoices, contracts, employees, accounting, etc.): until account deletion, unless statutory retention obligations apply (e.g., invoices 10 years per Section 147 AO)
• Chat histories with the AI assistant: until account deletion
• Early access registrations: until official platform launch or until withdrawal
• Contact inquiries: 6 months after completion of the inquiry
• Feedback: 24 months
• AI usage data (cost tracking): until account deletion
• Server log data: 90 days
• Sign-in history (the basis for the new-device alert): 365 days
• Sign-in attempts (protection against automated attacks): 90 days
• Session cookies: 7 days or until logout
• Change history (Data History): at least 5 years (GwG), up to 10 years (AO)
• Identity verification results: until account deletion or per statutory retention periods

Όταν διαγράφετε τον λογαριασμό σας, όλα τα προσωπικά δεδομένα, τα εταιρικά δεδομένα, τα δεδομένα προόδου και οι ιστορικό συνομιλιών θα διαγραφούν ανεπιστρεπτί εντός 28 ημερών, εκτός εάν ισχύουν νομικές υποχρεώσεις διατήρησης (π.χ., φορολογικές περίοδοι διατήρησης 6 ή 10 ετών).

Για να παρέχουμε τις υπηρεσίες μας, χρησιμοποιούμε υπο-επεξεργαστές. Οι δυνατότητες AI και η υποδομή φιλοξενίας ενσωματώνονται μέσω εξειδικευμένων τρίτων παρόχων ως υπο-επεξεργαστές. Ο πάροχος υπηρεσιών AI δεν ενεργεί ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων αλλά επεξεργάζεται δεδομένα αποκλειστικά στο πλαίσιο των συμφωνιών επεξεργασίας δεδομένων. Υπάρχουν Συμφωνίες Επεξεργασίας Δεδομένων σύμφωνα με το Άρθρο 28 GDPR με όλους τους παρόχους.

Η πλήρης λίστα των υπο-επεξεργαστών που χρησιμοποιούνται, με όνομα, τοποθεσία και σκοπό, παρέχεται στην Ενότητα 13.

Μέσω της χρήσης των τρίτων παρόχων μας στις ΗΠΑ, τα προσωπικά δεδομένα μπορεί να μεταφερθούν σε τρίτες χώρες. Η μεταφορά βασίζεται στις εξής νομικές βάσεις:

• EU-US Data Privacy Framework (EU Commission adequacy decision)
• Standard Contractual Clauses (SCC) pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR
• Additionally, Transfer Impact Assessments (TIA) to evaluate the level of protection

Οι πάροχοι CDN και ασφάλειας καθώς και οι πάροχοι φιλοξενίας, ως πάροχοι υποδομής, εξασφαλίζουν τις δικές τους νομικές βάσεις για διεθνείς μεταφορές δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ και/ή Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών (SCC).

Χρησιμοποιούμε τους εξής υπο-επεξεργαστές:

Standard Contractual Clauses (SCC) per Art. 46(2)(c) GDPR are in place with all US-based sub-processors. Data Processing Agreements per Art. 28 GDPR are in place with EU-based providers.

Διατηρούμε το δικαίωμα να ενημερώνουμε αυτή την Πολιτική Απορρήτου οποιαδήποτε στιγμή. Σημαντικές αλλαγές θα κοινοποιούνται στους εγγεγραμμένους χρήστες μέσω email ή μέσω της Πλατφόρμας. Η τρέχουσα έκδοση είναι πάντα διαθέσιμη στην Πλατφόρμα.